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2024/10/29

要件定義とは何か?進め方6ステップから成功させるためのコツと注意点

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要件定義とは何か?進め方6ステップから成功させるためのコツと注意点

要件定義は、システム開発やソフトウェア開発の初期段階でプロジェクトの目的に応じた正確な要件を明確にする工程のことです。要件定義によって開発の方向性が決まり、後の設計や実装がスムーズに進みます。しかしまだ要件定義に携わったことがない方にとっては、どのように進めればよいのか迷うのではないでしょうか。

この記事では要件定義の基礎から具体的な進め方、成功のためのコツを6つのステップにわけて解説します。日常的に要件定義に取り組んでいる方も、要件定義を正しく進め、プロジェクトを成功させるためのポイントを一緒に学んでいきましょう。

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この記事の目次
  1. 要件定義とは何か?
  2. 要件定義に必要なスキルと担当者の役割
  3. 要件定義の進め方6ステップ
  4. システム開発における要件定義の成果物とは
  5. 要件定義を成功させるためのコツと注意点
  6. 要件定義書のサンプルとフォーマット
  7. PM・上流工程の案件ならエンジニアファクトリー
  8. まとめ

要件定義とは何か?

まずは要件定義の目的や要求定義との違いのほか、以下の要件定義にまつわるさまざまな疑問について、詳しく解説します。

要件定義の定義と目的

要件定義とは、システム開発において必要な機能や条件を明確にする工程です。プロジェクトの初期段階で実施され、システムが満たすべき要件をクライアントや利用者の要求に基づいて整理します。

このプロセスは、システムの設計や実装が効果的に行われるための基盤となり、後の工程での手戻りや誤解を防ぐ役割を果たします。

要件定義の目的は、クライアントの期待に応えるシステムを構築するための方向性を確定させ、開発チームとクライアント間の共通認識を形成することです。この段階での定義が曖昧であると、後のプロジェクト進行において大きな問題となり、コストや時間のロスを招くことになります。

正確で詳細な要件定義は、プロジェクトの成否のカギを握っているのです。

要件定義と要求定義の違い

要件定義と要求定義は、システム開発における重要なプロセスです。しかしそれぞれの目的や役割に明確な違いがあります。

要求定義はクライアントやユーザーが望む機能やシステムの目的を整理し、その期待を明文化するフェーズです。対して要件定義は、要求定義に基づいて具体的な機能や仕様を技術的に落とし込むプロセスを指します。

要求定義が「何を実現したいか」を示すのに対し、要件定義は「どう実現するか」に焦点を当てているのです。

要求定義がしっかりと整理されていないと、要件定義で具体化された内容が要求定義とずれてしまい、最終的なシステムが期待を満たさないリスクが生じます。

そのため両者のプロセスを正確に行い、適切に連携させることがプロジェクトの成功には不可欠です。

システム開発における要件定義の重要性

システム開発において要件定義は、プロジェクト全体の成功を左右する重要な工程です。

要件定義がしっかりと行われることで、開発チームはクライアントのニーズを正確に理解し、これを技術的な仕様に落とし込むことが可能となります。

要件定義で曖昧な要件出しや不完全な定義があれば、後の開発プロセスで重大な問題を引き起こし、コストの増大や納期遅延につながるおそれがあるのです。

例えばウォーターフォールモデルでは要件定義が最初の工程となり、後続の設計や実装、テストに大きな影響を与えます。このモデルでは要件が明確であるほど後続の作業がスムーズに進み、無駄な修正が発生しにくくなります。

つまり要件定義は、プロジェクトの効率性と品質を高めるために欠かせないプロセスなのです。

システム開発の種類による要件定義の違い

要件定義はシステム開発の種類によってその手法や重視するポイントが異なります。以下、わかりやすく表にまとめました。

開発の種類重視されること要件定義で求められるもの
Web系開発迅速な市場投入や利用者のニーズの変化への対応ユーザビリティや柔軟性
業務系開発業務の効率化や信頼性詳細な業務フローの把握とシステムの正確な設計
組み込み系開発動作の安定性やリアルタイム性詳細な業務フローの把握とシステムの正確な設計

Web系開発では、迅速な市場投入や利用者のニーズの変化に対応することが重視されます。そのため、要件定義ではユーザビリティや柔軟性が求められます。ユーザーのフィードバックを素早く反映させるため、要件の変化を許容する姿勢が重要なのです。

一方で業務系開発では、業務の効率化や信頼性が最優先されます。そのため要件定義においても詳細な業務フローの把握と、それに基づくシステムの正確な設計が必要不可欠です。

組み込み系開発はハードウェアに組み込まれるため、動作の安定性やリアルタイム性が重視されます。要件定義では性能や制約条件を十分に考慮し、ハードウェアとソフトウェアの緊密な連携が求められます。

各開発タイプごとに異なる視点から要件定義を行うことで、最適なシステムを構築するための土台を築けるのです。

要件定義と設計の違い

要件定義と設計は、システム開発において異なる役割を持つ重要なフェーズです。

要件定義は「何を作るか」を明確にする段階であり、ユーザーのニーズを把握してシステムの機能を具体化することが目的です。要件定義での焦点は、顧客やユーザーの期待に沿ったシステムの全体像を描くことにあります。

一方で設計は「どう作るか」を決めるフェーズです。要件定義で定められた内容を、技術的な仕様に落とし込みます。例えばデータベース構造や画面レイアウトなど、システムが実際に機能するための具体的な要素を設計するのです。

要件定義がシステムの目標を定めるなら、設計はその目標を達成するための道筋を具体的に示す役割を持ちます。

このように両フェーズの緊密な連携により、ユーザーの期待を満たすシステムが完成します。

要件定義に必要なスキルと担当者の役割

ここからは、要件定義に必要なスキルと担当者の役割を、以下3つのポイントに絞って詳しく解説します。

  • 要件定義を行うために必要なスキルとは?
  • 要件定義の担当は誰がやるのか?
  • 要件定義でのコミュニケーションの重要性

要件定義を行うために必要なスキルとは?

要件定義を行うために必要になる主なスキルには、以下のようなものがあります。

  • コミュニケーションスキル
  • システムの実装にまつわる技術的な知識
  • 業界にまつわる知識

コミュニケーションスキルは、要件定義に不可欠なスキルです。関係者との円滑な情報共有が、プロジェクト全体の成功に直結するためです。要件を正確に聞き取り、理解した上で、技術的な内容を相手にわかりやすく伝える能力が求められます。

また、技術知識も重要です。システムの実装方法や可能な技術の限界を理解することで、実現可能な要件を適切に決められます。さらに、業界にまつわる知識も欠かせません。顧客の業務フローや業界の特徴を深く理解することで、より的確な要件定義が可能となります。

これらのスキルを備えることで、システム開発における要件定義を円滑に進め、プロジェクトの成功をサポートできるのです。

要件定義の担当は誰がやるのか?

要件定義を担当するのは、主にプロジェクトマネージャー、ビジネスアナリスト、システムアナリストとなります。

プロジェクトマネージャーの役割はプロジェクト全体の進行を管理し、関係者間の調整を行うことです。要件定義の進行状況や品質を監視し、リスク管理を行います。

ビジネスアナリストは、クライアントやエンドユーザーのニーズを理解し、それを要件としてシステムに反映する役割があります。ユーザーとのコミュニケーションを通じて、本質的なニーズを把握し、それを技術チームにわかりやすく伝えるのも担当業務です。

システムアナリストは、要件を具体的な技術仕様に変換するのが主な業務です。技術的な制約やシステム設計の観点から、要件が実現可能かどうかを評価し、最適な実装方法を提案します。

各担当者がそれぞれの専門知識と役割を持ち寄り密に連携することで、プロジェクトの要件定義がスムーズに進み、品質の高いシステムが開発されます。とはいえ、職種が明確に分かれていない状況も多々あるでしょう。職種にかかわらず、担当者は明確にしておくことが大切です。

要件定義でのコミュニケーションの重要性

要件定義において、コミュニケーションは非常に重要です。

なぜなら要件定義が、ユーザーのニーズを正確に把握し、システムとして具現化するための基盤を作る段階だからです。要件定義で関係者の意見を的確に引き出し、誤解なく共有するためには、優れたコミュニケーションが求められます。

要件定義では、ビジネスアナリストやプロジェクトマネージャーが中心となり、ユーザーや技術チームとの間で円滑に情報交換を行います。

ここで重要なのは、専門用語を分かりやすく説明するスキルや、双方の期待を調整する力です。効果的なコミュニケーションにより関係者間の要件の齟齬が減り、開発プロジェクトの成功が期待できます。

このように要件定義での良好なコミュニケーションは、プロジェクトの基盤を強固にし、全体の成功を確かなものにするのです。

要件定義の進め方6ステップ

ここからは、要件定義の進め方を、以下の6ステップで解説します。

  • STEP1:現状分析と課題の把握
  • STEP2:要件を整理するためのヒアリング手法
  • STEP3:要件の明文化と共有
  • STEP4:要件定義書の作成手順とテンプレート活用
  • STEP5:要件定義書の確認と承認プロセス
  • STEP6:要件定義書の運用とメンテナンス

STEP1:現状分析と課題の把握

要件定義においてはまず、現状の正確な理解が不可欠です。どのような課題があり、構築するシステムによってどのように解決するのかを把握する必要があります。

具体的には現在の業務フローやシステムの状態を詳細に調査し、関係者からのヒアリングやデータの収集を通じて実態を把握します。例えばプロセスマッピングを活用して業務の流れを可視化することで、非効率な部分や重複している手順を発見できるでしょう。

またSWOT分析などを用いて強みと弱み、外部環境の機会と脅威を評価することも効果的です。詳細で正確な現状分析により具体的な課題が把握でき、次のステップでどのような要件が必要かを明確にする基盤を築けます。

STEP2:要件を整理するためのヒアリング手法

要件を整理するためのヒアリングは、関係者のニーズを正確に把握し、効果的に要件定義を進めるための重要なステップです。主なヒアリング手法は、

  • テキストによる回答
  • インタビュー
  • ワークショップ形式のミーティング

となります。

ヒアリングの目的は、ユーザーやステークホルダーの抱える課題や期待を引き出し、明確にすることです。

具体的には、選択肢を設けず、自由に回答できる「オープンエンド」形式の質問手法が有効です。自由な回答にすることで質問に対する深い洞察や多様な視点を得られるだけでなく、関係者の思いや実際の業務フローを深く理解できます。ヒアリング時に議事録を作成すると、のちの確認や情報共有、認識の齟齬を予防できるでしょう。

ヒアリング手法としてインタビューだけでなく、ワークショップ形式のミーティングを行うことで、関係者同士の対話を促進し、共通理解を深められます。

これらの手法により要件の見落としを防ぎ、プロジェクトの成功確率を高められるのです。

STEP3:要件の明文化と共有

要件の明文化と共有は、プロジェクト成功の基礎となります。ヒアリングした要件を正確に文章化することで、関係者全員が同じ理解を持つ基盤が作られるためです。

要件の文章化においては曖昧さを極力排除し、具体的かつ簡潔な言葉で要件を表現することが重要です。技術的な詳細を整理し、業務的な視点からの理解も踏まえた文章を作成することが求められます。

共有の段階では、関係者が要件に対する理解に齟齬がないか確認するために、レビュー会議や要件確認のセッションの設定が効果的です。

ドキュメントの共有方法も工夫し、関係者がアクセスしやすい形で整理することが求められます。正確な明文化と効果的な共有により、プロジェクトの方向性を一致させ、後々のトラブルを回避できるのです。

STEP4:要件定義書の作成手順とテンプレート活用

要件定義書の作成手順の例は、以下です。

  • 要件を整理し、必要な情報を正確に収集する
  • 収集した情報を基に要件を明文化する

上記の手順により、要件定義書がプロジェクト全体の指針として共有可能になります。

要件定義書の作成にあたってテンプレートを活用することは、作業の標準化と効率化に役立ちます。テンプレートの活用により漏れのない構成を保ちつつ、一貫した形式で情報を記載できます。つまりテンプレートに基づく記載は、関係者全員が理解しやすい共通基盤となるのです。

その結果、プロジェクトの円滑な進行が期待でき、後の工程での誤解や手戻りを最小限に抑える効果が期待できます。テンプレートの適切な活用が、要件定義書の品質向上につながります。

STEP5:要件定義書の確認と承認プロセス

要件定義書の確認と承認プロセスは、プロジェクトの成功に欠かせない重要なステップです。要件定義書が正確でなければ、後の工程で戻りが発生し、プロジェクト全体に悪影響を与える可能性があります。

関係者全員が要件定義書を確認し、要件が正確に反映されているか、理解に差異がないかを確かめます。次に要件定義書の内容について、責任者の承認を得なくてはいけません。

要件定義書で確認すべきポイントは、要件の明確さと一貫性です。承認手順ではレビュー担当者や承認者を明確にし、迅速に対応できる体制の整備が不可欠です。

これにより、要件定義書の品質を保ちつつ、円滑なプロジェクト推進が可能になります。

STEP6:要件定義書の運用とメンテナンス

プロジェクトが進行する中で、要件は変化する可能性が高いため、要件定義書の適切な管理と更新が重要です。

運用段階では関係者全員が常に最新の要件を共有できるよう、バージョン管理を行います。さらに要件定義書に変更が生じた際には、その変更内容が他のプロセスにどのような影響を与えるかを評価し、適切に反映させなくてはいけません。これによりプロジェクトの方向性を維持しつつ、柔軟に対応できるのです。

また定期的なレビューの実施により、要件定義書の一貫性と整合性が担保されます。

システム開発における要件定義の成果物とは

ここからは、システム開発における要件定義の成果物について、詳しく解説します。

要件定義書とは?作成のポイント

要件定義書は、システム開発において必要な機能や条件を明確にするための文書です。

要件定義書を作成する際は、まずユーザーのニーズを正確に反映させることが重要です。具体的には要件を「機能要件」と「非機能要件」に分けて整理し、それぞれに対して明確で測定可能な基準を設けます。

例えば機能要件には「ユーザーが検索機能を利用できる」といった具体的な記述が必要です。非機能要件では「応答時間は3秒以内」といった、システムのパフォーマンスやセキュリティ、信頼性、可用性など、機能以外の特性に関する基準を定義します。

これにより開発チームと顧客の間で共通の認識を持ち、プロジェクトのスムーズな進行が可能になります。

成果物としての要件定義書の具体例

要件定義書は、システム開発プロジェクトにおける「羅針盤」として重要な役割を果たす成果物です。主な成果物は以下の2つのカテゴリーに分類されます。

業務要件に関わる成果物システム機能要件に関わる成果物
・業務フロー図
・業務機能構成図
・業務要件定義書
・システム機能一覧
・画面設計書
・帳票設計書
・データ項目定義書
・インターフェース定義書

これらの要件定義書は、システムを利用してどのような業務を実現するかを明確に定めた資料として機能します。開発の起点となるインプット情報であり、要件定義の品質がシステム全体の品質を決定づけるのです。

要件定義書作成における注意点

要件定義書の作成においては、主に以下の点に注意が必要です。

  • 要件を具体的かつ漏れなく記述する
  • 関係者全員が要件定義書を確認する
  • 非機能要件を具体的に定義する

重要なポイントは、要件を具体的かつ漏れなく記述することです。曖昧な表現は誤解を招き、後の工程で手戻りの原因となります。また関係者全員が要件を理解するために、定義した内容を必ず確認し、フィードバックを得ることが求められます。特に、ユーザーのニーズや業務フローの把握が不十分だと、開発中に要件の変更が頻発するリスクが高まります。

見落としがちなのが、非機能要件の定義です。性能やセキュリティ、可用性に関する要件を具体的に設定しないと、後のテスト段階や運用中にトラブルが発生しやすくなります。

要件定義を成功させるためのコツと注意点

ここからは、要件定義を成功させるための以下3つのコツと注意点を詳しく解説します。

  • プロジェクト成功に向けたスケジュール管理
  • 要件定義でよくある失敗とその対策
  • 英語でのコミュニケーションミスを防ぐための方法

プロジェクト成功に向けたスケジュール管理

スケジュール管理は、要件定義の成功において重要な役割を果たしています。

スケジュールが適切に管理されていないと、プロジェクト全体の進行に遅れが生じ、結果的に品質の低下やコスト増大につながります。そのため要件定義では、まず各工程の明確な期限を設定し、それに基づいたタスクの進捗確認を徹底する必要があるのです。

さらに要件定義の段階で計画を曖昧にせず、各チームメンバーが要件定義の内容を理解することが求められます。適切にスケジュールを管理するなら、ガントチャートの利用や定期的なステータスミーティングの開催が有効です。これらの手法により要件定義の進捗状況を可視化し、課題の早期発見が可能になります。

スケジュール管理はプロジェクト成功の基盤です。計画と実行の連携を強化し、必要に応じて迅速に調整を行いましょう。

要件定義でよくある失敗とその対策

要件定義フェーズでよくある失敗が、要件が曖昧なまま進めてしまうことです。

要件が曖昧なまま要件定義を進めると、実際の開発段階で想定外の仕様変更が発生し、スケジュールやコストに悪影響を及ぼすリスクが高まります。

想定外の仕様変更による開発段階での戻り作業を防ぐためには、ステークホルダー全員とのコミュニケーションを強化し、要件を具体化・明確化することが重要です。例えば各要件の優先順位を明確にし、具体的な仕様書に落とし込むことで、共通の認識を持ちやすくなります。

さらに要件定義書は定期的にレビューし、関係者全員で確認することで、後の問題発生を最小限に抑えられます。

このように明確な要件の定義と定期的な確認作業が、プロジェクト失敗のリスクを軽減するのです。

英語でのコミュニケーションミスを防ぐための方法

国際プロジェクトにおいて、英語を使う際のコミュニケーションミスを防ぐには、明確で正確なやり取りが重要です。もし英語の使用に自信がない場合は、簡潔で分かりやすい表現を心掛けることが大切になります。

特に要件定義の際は、曖昧な表現を使用すると誤解が生じやすいため、具体例を使った説明により、相手の理解を深められます。さらに定期的なミーティングによる、要件に対する共通認識の確認も不可欠です。

これら曖昧さの排除と定期的な確認が、認識のギャップを最小限にし、ギャップが生じた場合でも早期に修正できる体制の整備につながるでしょう。

これらの対策を通じて、プロジェクト全体のスムーズな進行を確保できます。

要件定義書のサンプルとフォーマット

ここからは、要件定義書のサンプルの活用法やフォーマットの作成法を紹介します。

要件定義書サンプルの活用方法

要件定義書サンプルの活用により、プロジェクトをスムーズに進行できます。

要件定義書を作成する際にサンプルを参照することで、どの情報がどのように整理されているべきかを具体的に理解できます。これにより要件の抜け漏れを防ぎ、チーム全体で要件を理解できるでしょう。

サンプルの型にこだわる必要はなく、サンプルを基に自社のプロジェクトに合わせたカスタマイズを行うことで、プロジェクトの特性に最適な要件定義書を作成できます。

またいくつかのサンプルを比較検討すると、より効率的なフォーマットや項目の追加が可能です。

ExcelやWordで作成する要件定義書フォーマット

ExcelやWordを使用して要件定義書を作成する際は、プロジェクトの特性に合ったフォーマット選びが重要です。

Excelはデータを整理しやすく、変更管理や項目間の関係性を可視化する際に有効です。一方でWordは、文書全体の流れや見栄えを整え、関係者に読みやすく提示する場合に適しています。

例えばExcelで項目ごとの詳細情報をリスト化し、それをWordで全体のストーリーとしてまとめる方法が有効です。これにより要件の理解が深まり、理解のギャップを減らせるでしょう。

テンプレートを選ぶ際は、必要な項目が見やすくレイアウトされたフォーマットを選び、プロジェクトの進行に応じて柔軟にカスタマイズすることが成功の鍵です。

要件定義書の見直しとバージョン管理

プロジェクトの進行中に要件に変更が生じるのは、よくあることです。そのため、要件定義書の柔軟な更新と適切な管理が欠かせません。

適切な要件定義書のバージョン管理により、関係者全員が常に最新の情報を共有でき、誤解や手戻りの予防が期待できます。

おすすめのバージョン管理ツールは、以下です。

GitGitHubやGitLabを利用することで、要件定義書をチームで共有しながらバージョン管理が可能。
Confluenceドキュメントの管理とコラボレーションに特化したツールでバージョン履歴も自動で管理できる。
SharePointバージョン管理機能が標準装備されている。WordなどOfficeツールとの連携がスムーズ。
Google Workspace(Google Docs) Google Docsはリアルタイムの共同編集とバージョン管理が可能。迅速な変更のトラッキングや複数人での編集作業に適している。

上記のようなツールの活用により、変更履歴を簡単に追跡しやすくなります。

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まとめ

要件定義の重要性を理解し、進め方やコツを押さえて作業することで、プロジェクトが成功する可能性が高まります。

要件定義は、システム開発の基盤となるプロセスであり、全てのチームメンバーが同じ方向を向いて進めるための共通認識となるものです。正確な要件定義がなければ、後の工程で手戻りが増え、プロジェクト全体の品質やスケジュールに悪影響を与えることになります。

要件定義においてはステークホルダーと綿密なコミュニケーションをとり、文書のバージョン管理、そして継続的な見直しが不可欠です。また適切なツールを活用した効率的なドキュメント管理により、プロジェクトのスムーズな進行が可能になります。