個人事業主の経費、ぶっちゃけどこまでOK？落とせるもの・落とせないものを解説

「これって経費にしていいの？」個人事業主なら、一度は悩むこの問題。特に「ぶっちゃけどこまでOKなのか」を明確に知りたい方も多いはずです。

本記事では、フリーランスや副業をしている個人事業主向けに、経費の基本からグレーゾーンの判断法まで、わかりやすく解説します。実際に落とせる支出・落とせない支出、そして節税でやりすぎてしまわないための注意点まで網羅。

税務調査が心配な人も、これを読めば安心して経費管理ができるようになります。

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個人事業主の経費はぶっちゃけどこまでOK？

「これ、経費にして大丈夫？」と感じたことがある個人事業主の方は多いのではないでしょうか。特にフリーランスとして活動していると、業務とプライベートの境界があいまいな支出も多く、「ぶっちゃけ、どこまでが経費としてOKなのか」が分かりづらい場面も出てきます。

結論から言えば、経費にできるかどうかの判断基準は、「その支出が事業に必要かどうか」、そして「税務署に説明できるかどうか」です。正確には、支出が仕事の売上や業務の効率化などにつながっているかが問われます。

たとえば、開発業務に使うソフトウェアやパソコン、クライアントとの打ち合わせのための交通費などは、業務との関連性が明確であり、経費として認められやすい支出です。一方で、「仕事のモチベーションを保つため」といった理由での映画鑑賞やカフェ利用、美容院代などは、業務との直接的な関係が薄く、経費として認められない可能性が高くなります。

また、家賃や光熱費など、私生活でも使用している支出は「事業で使った分だけ」を経費に計上する必要があります。これを「家事按分」といい、業務に使用している面積や時間をもとに、合理的な割合を算出して経費に含める方法です。

「これは経費でOKです」と一言で断言できる支出は意外と少ないもの。だからこそ、日頃から「誰のために、何の目的で使ったか」をメモしておくクセをつけると安心です。税務署から質問されたときも、根拠をもって説明できれば問題になることはほとんどありません。

個人事業主が経費にできるもの【実例つき】

個人事業主の経費は、ぶっちゃけ「業務に必要だったかどうか」がすべてです。フリーランスエンジニアとして活動していると、日々の業務の中で発生する支出には経費として落とせるものがたくさんあります。ここでは、代表的な例をいくつか紹介します。

項目	内容・例	注意点
旅費交通費	クライアント先への移動、商談・勉強会のための交通費、宿泊費など	私的な旅行や観光が含まれる場合はNG
通信費	インターネット回線、スマホの通信料、レンタルサーバー代、ドメイン維持費など	プライベートとの兼用は「家事按分」で対応
広告宣伝費	名刺、ポートフォリオ制作、SNS広告など自己PRに関わる費用	「業務につながる内容か」を意識する
接待交際費	クライアントとの打ち合わせ時の飲食費など	友人との私的な飲み会は対象外
消耗品費	プリンターのインク、ノート、文房具など10万円未満の備品	10万円以上のものは「減価償却費」へ
減価償却費	パソコン、モニター、業務用のカメラなど10万円以上の設備	耐用年数に応じて数年に分けて経費計上
新聞図書費	業務に関係する技術書、ビジネス書、IT雑誌など	娯楽目的や趣味寄りの書籍はNG
外注費・報酬	デザイン業務の委託費用や、開発パートナーへの業務委託費	親族に支払う場合は実態の記録が重要
租税公課	個人事業税、固定資産税、自動車税など	所得税・住民税は経費にできないので注意

たとえば、「月に一度だけのZoom課金」でも、業務に使っていれば経費対象になります。あるいは、SlackやNotionなどのツールも、案件管理やクライアント対応に使用していればOKです。

また、自宅の家賃や電気代のように、私用と兼ねている支出は「家事按分」で事業に使った分だけを経費にできます。このあたりは次のセクションで詳しく紹介します。

大切なのは、「業務のために必要だったこと」と「それをきちんと説明できること」。判断に迷うときは、明細書やメモを残しておくと安心です。そろえる必要があるのです。説明できる支出だけを経費として、節税とリスク回避につなげていきましょう。

家賃や光熱費を経費にするには？“家事按分”の考え方

自宅の一部を仕事スペースとして使っている個人事業主は少なくありません。そんなとき、「家賃や光熱費って、ぶっちゃけ経費にしてもいいの？」と疑問に思うこともあるでしょう。

結論から言えば、仕事で使った部分が明確なら経費にできます。ただし、そのためには「家事按分（かじあんぶん）」という考え方を使って、事業用と私用の割合をきちんと分ける必要があります。

家事按分とは？

家事按分とは、家賃や光熱費のように私生活と仕事の両方に関わる支出について、「仕事に使った分だけ」を経費として計上する方法です。たとえば、自宅の一室を仕事専用に使っている場合、その部屋の広さや使っている時間をもとに按分（＝分けて計算）します。

賃貸の場合の按分方法

以下のような方法で、家賃や光熱費の事業使用分を算出できます。

面積で按分する方法
　例）50平米のうち10平米を仕事部屋として使っている場合
　→ 10 ÷ 50 × 家賃15万円 = 3万円が経費

時間で按分する方法
　例）1日24時間のうち、8時間を業務に使っている場合
　→（8 ÷ 24）×（業務スペースの割合）で計算する

現実的には「面積×使用時間」の掛け合わせでざっくり算出し、無理のない割合で計上するのが一般的です。

持ち家の場合は減価償却も必要

自宅が持ち家の場合、家賃の代わりに経費になるのは以下のような費用です。

• 減価償却費（建物の資産価値に応じて毎年少しずつ経費にする）
• 固定資産税
• 管理費や住宅ローンの金利部分　など

ただし注意点として、住宅ローン控除と事業使用の両立はできません。事業利用割合が50％以上になると、住宅ローン控除が受けられなくなる場合があるため、どちらを優先するかを事前に確認しておきましょう。

光熱費の按分も「使った分だけ」

電気代や水道代、ガス代も、仕事で使っている分を算出して経費にできます。たとえば、パソコンを使う作業時間が1日8時間なら、1か月の電気代の30～35％程度を目安に計上するケースが一般的です。

もちろん、使用時間の記録や仕事場の様子（写真や間取り図）を残しておけば、税務署から質問が来たときも安心です。

家事按分のポイントは、「過大に見積もらず、合理的な根拠をもって説明できるかどうか」。
計上そのものはグレーではなく合法ですが、やりすぎはリスクになるため注意が必要です。

グレーゾーン経費って、ぶっちゃけどこまで通るのか？

フリーランスや個人事業主の支出のなかには、白黒はっきりしないグレーゾーンの支出も多くあるでしょう。

ここでは、開業前の出費、見た目に関する支出、高額な買い物などについて、経費として通るかどうかの判断ポイントを紹介します。節税の観点と、税務調査でのリスク、両方の視点からチェックしてみましょう。

美容代・衣服代は原則NG。家具は“専用性の証明”が必要

「見た目も仕事の一部」と感じる人もいるかもしれませんが、美容室代や衣服代は、税務上ほとんどの場合で経費にはできません。たとえ営業や登壇、YouTube出演などがあったとしても、スーツや美容代は私生活でも使用できるため、業務専用とは見なされないのが一般的です。

項目	実務での扱い
美容室代	原則NG。営業職や撮影対応でも、よほど明確な職業的必要性がない限り通らない。
衣服代	私服・スーツ・コートなど私用可能な衣服は経費不可。作業着や制服など「私用不可」である場合のみ例外的に可。
家具（デスク・椅子）	**業務専用として使用し、使用状況を示す証拠（配置写真、作業ログ、間取り図等）がある場合に限り、按分または

家具に関しては、明らかに業務専用であることを証明できる場合に限り、経費として認められる余地があります。
たとえば「自宅の一角を業務スペースとして使い、そこに設置したデスクとチェア」というように、用途が明確で、私生活での使用と分離できるものが該当します。

車や自宅リフォームなど高額支出は、まず“経費にしない”前提で考える

10万円以上の高額な支出は、経費にできるケースもありますが、税務署の重点チェック対象となるため、特に慎重な対応が求められます。

車両購入費

車の購入費や維持費（ガソリン代・保険料・車検代など）は、実務上、経費として計上している個人事業主も少なくありません。とくに営業や現場訪問など、車の利用が業務の中心である場合には、実際に通っているケースも多いのが現実です。

ただし、税務上は「業務利用の割合を合理的に示すこと」が求められ、使用日誌や訪問記録などの証拠がない場合は、否認されるリスクがあることも忘れてはいけません。

自宅兼用・家族使用・レジャー利用がある場合は、按分処理（業務使用分だけを計上）が原則です。「周囲がやっているから」「今までバレていないから」と過信せず、経費にする場合は根拠と記録を持つようにしましょう。

自宅リフォーム費

自宅の一部を業務スペースとして使っている個人事業主の中には、リフォーム費用を経費に計上している人も一定数います。

税務上の建前としては、「業務専用スペースの改装に限定し、その割合を家事按分で算出した上で、耐用年数に応じて減価償却」することが求められます。たとえば、廊下やトイレなど居住全体に関わる部分のリフォーム費は原則NGです。

しかし、実務ではそこまで厳密な処理をしていないケースも多く、下記のような対応で“通っている”例もあります。

• 自宅の一部を完全な仕事部屋にしていて、そのスペースだけを対象に床や壁の張り替えを実施
• 実際にその空間で業務をしている様子の写真や間取り図を残している
• 請求書や契約書に「業務スペース用」と明記されている

このような状況であれば、たとえ“使用日誌”のような詳細な記録がなくても、税務調査で指摘されないこともあるのが実情です。

経費にできない支出とは？個人事業主でも注意したいNG例

経費に関する知識が増えてくると、「これも経費にできるのでは？」と感じる場面が増えてきます。ですが、どんな支出でも経費として認められるわけではありません。ここでは、一見経費に見えても実際には認められない支出を整理しておきましょう。

私的な飲食や娯楽費用は対象外

たとえば、家族との外食や友人との飲み会など、仕事とは直接関係のない飲食代は経費としては認められません。業務に関係する会食であっても、参加者や目的を明確に説明できない場合は否認される可能性があります。

また、「アイデアを出すため」「気分転換のため」などの理由で利用したカフェ代や映画鑑賞費なども、業務との関係性が曖昧なため原則対象外と考えるべきです。

保育料や生活費も対象外

個人の生活に関わる支出、たとえば保育園の費用や家庭で使う生活雑貨などは、たとえ事業活動と間接的につながっていたとしても、事業経費とは認められません。

「働くために必要だった」と感じる場面があるかもしれませんが、税務上は“個人的支出”と判断されるため注意が必要です。

健康診断や医療費も経費にはできない

健康維持は重要ですが、健康診断や通院費、予防接種などの医療関連費用は医療費控除の対象ではあっても、経費には含められません。また、家族分の健康診断費なども同様に対象外です。

社会保険料・年金保険料は「控除」にはなるが経費ではない

国民健康保険料や国民年金の保険料も、確定申告時に社会保険料控除として申告するものであり、事業経費として計上することはできません。

帳簿に記載する項目と、所得から控除できる項目の違いを把握しておくことが、誤った経費処理を防ぐ第一歩となります。

判断に迷う場合は「業務との直接的な関係があるか」で考える

「経費にできるかどうか」で迷ったときは、次のような視点で考えてみてください。

• その支出は、売上や業務の効率化に直結しているか
• 第三者に対して、業務上の必要性を説明できるか
• 同業の個人事業主が見ても違和感のない支出か

このように、業務との因果関係が明確で、説明責任を果たせるものだけを経費として扱うのが基本です。

売上より経費が多いとどうなる？節税と赤字のリアル

売上額が経費より上回り、利益が発生するのがバランスの取れた収支です。しかし、経費がかさんだり売上が落ちたりするとバランスが崩れてしまいます。こうした場合、税務署がどのように判断するかを解説していきます。

税務署はここをチェックしてくる

売上よりも経費が大きく上回っている場合、税務署は「本当に必要な経費だったのか」を確認します。調査内容は以下のとおりです。

• 繰り返し赤字を申告していないか
• 支出の内訳に不自然な点がないか
• プライベートの支出を含んでいないか

たとえば、毎年のように赤字を出しているにもかかわらず生活水準が高いと、「仮装隠ぺい」を疑われることもあります。

また「同じ内容の備品を何度も購入している」「事業に直接関係しない書籍や家具が多い」など、通常の業務とはかけ離れた支出もチェック対象です。説明がつかないような高額経費や、交際費の名目でプライベートな食事を繰り返している場合などは注意が必要です。

税務署は、経費と業務の関連性の高さを重視します。裏付けとなる領収書や帳簿、取引先ののやり取りを記録したメモなどがあれば、税務調査がスムーズに進むでしょう。

「赤字申告」でもOKなケースとNGなケース

一時的な投資、新規事業の立ち上げ初期では、赤字になるのも自然な流れです。たとえば、PCやモニターなど、高額経費が生じたエンジニアが赤字申告するのは問題ありません。赤字分は翌年以降に繰越控除できるため、節税効果があるともいえます。

また、新しいビジネスモデルや市場への挑戦に伴う赤字も許容されるケースがあります。プログラミングスクールに入り、教材費に多く投資した場合や、法人化を視野に入れて設備投資した場合などが該当します。

ただし、長期にわたって赤字が続いていると「営利性に乏しい」と判断され、経費として認められにくくなります。家庭用の通信費や車の維持費などを「事業用」と称して計上するなど、生活費を経費が混在してしまっているケースは注意が必要です。

赤字申告の際は、今後の事業の継続性と収益性を示せると信頼を得やすいでしょう。

融資・ローン審査でのデメリットとは？

赤字の申告は、所得税や住民税が下がるため、節税に効果的であるように思えます。しかし、何年もの赤字決算は、金融機関の審査において信用リスクが高いとみなされる場合があるのです。

住宅ローンや設備資金の融資を受ける際には、確定申告書の内容が重要な判断材料になります。

たとえば、利益が出ていない状態が数年続いていると「返済能力に疑問あり」とみなされ、審査に通りにくい可能性があります。さらに、事業の将来性や成長の見込みを証明できないと「継続性に乏しい」「副業レベルの事業」などと捉えられるリスクも高まります。

逆に、利益をある程度確保しつつ、節税の範囲内で経費を計上している事業者は、経営が安定していると評価されやすいです。節税を意識し過ぎると信用スコアを下げるリスクもあるため、節税と信用維持のバランス感覚が不可欠です。

「年収1,000万超え」の節税と経費バランスの最適解

年収が1,000万円を超えると、所得税や住民税の負担が大きくなるため、節税の必要性が高まります。経費を増やして所得を抑えたくなりますが、過度な経費計上は税務調査のリスクを高めるため注意が必要です。

必ずしも、経費で落とすだけが節税対策ではありません。高所得者にとっては、以下の方法も効果的です。

項目	説明
減価償却／少額減価償却資産の特例	法定耐用年数に応じて資産を数年に分けて経費化する10万～30万円未満なら「少額減価償却資産の特例」で、取得年度に一括で経費計上が可能。ただし青色申告者が対象
小規模企業共済等掛金控除	個人事業主や会社役員向け共済に掛金を支払うと、その全額が所得控除の対象となり、所得税・住民税が減額できる
iDeCo（個人型確定拠出年金）	掛金は全額所得控除対象で、さらに運用益が非課税。受取時にも控除制度があり、所得税・住民税の節税効果が高い
ふるさと納税	自治体への寄付制度。寄付した金額のうち2,000円を超える部分が住民税・所得税から控除される

減価償却以外の制度（iDeCoやふるさと納税、小規模企業共済など）は、経費としては計上できませんが、所得控除によって課税対象となる所得を減らすことができます。こうした制度は、帳簿上の利益を下げずに節税ができるため、将来の融資審査などで「利益が出ている」ことを示したい事業者にとっては、健全な節税手段といえるでしょう。

個人事業主が経費管理で失敗しないための5つの実践ステップ

個人事業主が経費を管理するうえで、実践すべき5つのステップは以下のとおりです。

• レシートの保管と記録を習慣化する
• 支出ごとに「プライベートかどうか」考えるクセを持つ
• クラウド会計ツールを活用する
• グレーゾーン支出はメモを残す
• 税理士との相談タイミングを決めておく

レシートの保管と記録を習慣化する

まず最初に実践すべきなのは、もっとも初歩的かつ重要なレシートの保管と記録です。経費を正しく処理するには、レシートや領収書が欠かせません。税務署からの問い合わせに備えて、支出の証拠を残しておきましょう。

保管方法としておすすめなのは、レシートをもらったらすぐにスマホで撮影し、クラウドストレージや会計アプリにアップする習慣をつけることです。レシートの現物は、月ごとに分けてファイルに保管すれば、後から探しやすくなります。

一日分の支出をまとめて記録するルールにすると、一度に記録する量が少なくて済むため、三日坊主になりにくいです。手間がかからない仕組みを作ればストレスなく続けられます。

支出ごとに「プライベートかどうか」考えるクセを持つ

個人事業主が経費管理でつまずきやすいのが、経費とプライベートの区別です。ミスを防ぐには、支出のたびに「これは仕事に必要だった？」と自問するのをおすすめします。

例として、カフェ代と衣類代を考えてみましょう。打ち合わせや作業目的であれば経費として妥当ですが、気分転換や休憩目的ならプライベートになります。判断に迷ったときは、以下の3つをチェックしましょう。

• 誰と、どこで、何のために使ったか？
• その支出が売上や業務改善にどうつながるか？
• 同業者に説明して納得してもらえるか？

それでも迷うときは、税理士に相談できると安心です。常に「仕事の支出かプライベートの支出か」を考えるクセをつけましょう。

クラウド会計ツールを活用する

初心者にこそおすすめなのが、クラウド型の会計ソフトの活用です。銀行口座やクレジットカードと連携でき、自動で仕訳データを取り込めます。主なクラウド会計ツールは以下のとおりです。

ツール名	説明
マネーフォワード クラウド会計	経理・確定申告だけでなく、請求書作成や経費精算まで一元管理できる統合型のクラウドサービス
弥生会計オンライン	会計ソフトが初めての方でも直感的に使える、シンプルな操作性が特徴。12,000社以上の会計事務所と提携
freee会計	銀行口座やクレジットカードと自動連携し、入力の手間を大幅に削減。スマホOCR・画像解析により自動仕訳が可能

いずれも画面の案内に沿って進められるので、簿記の知識がない人でも安心です。無料プランから試してみて、相性の良いツールを選びましょう。

グレーゾーン支出はメモを残す

経費に計上するかどうか迷った支出は、税務調査で説明できるよう、用途や関係する業務内容をメモしておくのがおすすめです。

たとえば、自宅のワークスペース用に購入したデスクやチェアなどは、業務用として使っていることが明確であれば経費として認められやすいです。その際、「業務で〇時間使用」「作業場所として専用に使っている」などのメモを残しておくとスムーズです。

また、クライアントとの打ち合わせやセミナー参加のための交通費・会場費・飲食代なども、業務目的が明確なら経費として通りやすい支出です。これも「誰と・何のために使ったか」を残しておくと安心です。

経費のグレーゾーンは、記録と目的の明確化がカギです。不安なときは税理士に相談しつつ、自分の業務との関係をきちんと説明できるように備えておきましょう。

税理士との相談タイミングを決めておく

すべてを自分で判断するのが不安な場合、税理士と定期的に相談する機会をもちましょう。

帳簿付けが滞っているときや、税制改正があるときにも専門家のアドバイスがあれば安心です。誤った処理を防げるため、税務調査への不安も軽減します。

顧問契約をしていなくても、スポット相談に対応している税理士事務所もあるため、早めに目星をつけておくとよいでしょう。普段から質問したいポイントをメモしておくと、短時間の相談でも効率的に情報が得られます。

フリーランスエンジニアの案件探しはエンジニアファクトリー

フリーランスとして安心して働きたいなら、エンジニアファクトリーがおすすめです。経費や税務の不安を抱えるエンジニアに向けて、案件選びから稼働後のサポートまで、専門エージェントが丁寧に対応。継続率95.6％という実績も、長く安定して働ける証です。

会計や契約周りの相談にも応じており、初めてのフリーランスでも安心してスタートできます。「一人で抱えないフリーランス」を、今すぐ体験してみませんか？

まとめ

経費は適切な処理で節税につながりますが、処理を誤るとリスクにもなり得ます。あいまいな支出はメモを残し、経費としての妥当性を説明できるか考えましょう。正しい知識と日々の習慣が、経費計上の失敗を防ぎます。

グレーゾーンの支出や高額な買い物は、税務署に目をつけられやすいポイントです。クラウド会計ツールの活用や、税理士との相談を通じて、判断に迷わない仕組みを整えておくのをおすすめします。

節税はテクニックも大切ですが、こまめな記録と健全性の証明も大切です。税務調査や将来的な融資に備え、安心できる経費管理を目指しましょう。